COVID mocno uderzył w branżę MICE.[1] Po raz pierwszy w historii firmy straciły nagle większość klientów, przychody sektora zmniejszyły się o ok.77%. Niemal z dnia na dzień przedsiębiorstwa zostały zmuszone do przejścia w wirtualną rzeczywistość bądź przebranżowienia się. W pierwszym roku pandemii 4 proc. firm eventowych w Polsce zawiesiło działalność, a w 2021 r. aż 38 proc. rozważało taki scenariusz. Przemysł MICE skurczył się także pod względem liczby zatrudnionych – spadek w 2020 r. w stosunku do 2019 r. wyniósł aż 63 procent. Dodatkowo, w lutym 2022 r. wybuchła wojna w Ukrainie i nastąpił masowy napływ uchodźców do Polski.
Wszystko to oznaczało nie tylko przejście na permanentne zarządzanie kryzysowe, ale też konieczność odnalezienia się na nowo w wywróconej do góry nogami rzeczywistości. Przetrwały i rozwijają się te firmy, które szybko postawiły na innowacyjność podejścia i wykorzystywanie nowych technologii. Ten trend będzie się pogłębiał, gdyż zarówno problemy wywołane przez pandemię jak i wojna w Europie szybko się nie skończą. Tym bardziej, że jednocześnie świat wchodzi nieodwołalnie w erę sztucznej inteligencji i metawersu.
Hybryda górą
Z raportu „Przemysł Spotkań i Wydarzeń w Polsce 2022” wynika, że 78 proc. wydarzeń, które się odbyły w 2021 roku miało charakter stacjonarny, a jedynie 10 proc. – wirtualny (czyli o 5 proc. mniej niż w roku 2020). 12 proc. spotkań zorganizowano w formule hybrydowej (o 7 proc. więcej niż w roku 2020). Eksperci z branży MICE jednak oceniają, że te proporcje będą wkrótce bardziej korzystne dla wydarzeń mieszanych, które mogą się stać ulubioną formą eventów w przyszłości. Wynika to także z faktu, że świat cyfrowy jest domeną ludzi młodych, którzy wybierają zaangażowanie w nim o wiele bardziej niż w świecie realnym. A tych z kolejnymi rocznikami będzie przybywać.
Online zostaje
Wymuszone przez pandemię przejście do przestrzeni wirtualnej zadomowiło się na dobre. Po początkowym szoku i amatorskich próbach, spotkania i konferencje online zostały sprofesjonalizowane i obudowane nowymi formatami. Wkrótce jednak się okazało, że rodzi to dodatkowe poważne wyzwania dla branży.
Wydarzenia online wymagają sporo inwencji i wyobraźni, jeśli chcemy się przebić na rynku, przyciągnąć uwagę odbiorcy i go zatrzymać na dłużej. To z kolei pociąga za sobą wzrost kosztów na sprzęt, oprawę i obsługę. Nie jest więc prawdą, ze wirtualne wydarzenia są tańsze od robionych w realu, szczególnie jeśli decydujemy się na format telewizyjny.
Plusem jest znacznie większe dotarcie do odbiorcy i możliwość uczestniczenia osobom z miejsc fizycznie odległych. To z kolei obniża koszty udziału panelistów z zagranicy, bo nie trzeba płacić za przyloty i hotele.
Metaversum
Jest całkiem realne, że w niedługiej przyszłości spotkania biznesowe będziemy odbywać za pośrednictwem awatarów w wirtualnych pokojach. Dotyczy to zresztą wszystkich innych spotkań i eventów, w tym świata mody. Ciekawym przykładem był Metaverse Fashion Week, który miał miejsce na platformie Decentraland pod koniec marca 2022 roku. Wzięły w nim udział takie domy mody jak Etro, Dundas, Dolce & Gabbana and Estée Lauder. I choć nie obyło się bez trudności technicznych, to trend został wyznaczony. Live experience łączące świat realny z cyfrowym jest tym, co zwiększa dramatycznie jakość doświadczania wydarzeń i ich atrakcyjność. Nie oznacza to, że metaversum zastąpi całkowicie świat realny – będą współistnieć obok siebie zapewniając większą różnorodność doświadczeń oraz klientów.
Smart work
Rewolucyjne zmiany, które przyniosła pandemia w postaci spotkań online i pracy zdalnej wymagają również restrukturyzacji funkcjonowania samych firm eventowych. Jak wynika z badań Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej, co prawda pandemia nie obniżyła efektywności pracy, ale wpłynęła niekorzystnie na kreatywność w związku z dużą liczbą spotkań wirtualnych i wynikającym z tego brakiem czasu.
Rozwiązanie może przynieść „smart work” – inteligentna praca, polegająca między innymi na personalizacji zadań i możliwości modyfikacji obowiązków. To może wspomóc samą motywację jak i kreatywność, niezbędną w „nowej normalności”. Do tego potrzeba jednak otwartego i empatycznego lidera, który regularnie rozmawia z pracownikami, i któremu nie jest objętne ich bezpieczeństwo emocjonalne. Ten model przywództwa jest już trendem w USA i Europie zachodniej. U nas jednak dopiero „raczkuje”.
MICE w wersji eko?
Młode pokolenie klientów firm eventowych coraz większą wagę przywiązuje do z pozoru małobiznesowych aspektów spotkań. Wraz ze wzrostem świadomości ekologicznej istotne staje się to, jaka technologia jest stosowana do produkcji eventów. Warto zwracać większą uwagę na środowisko naturalne i wymagania ekologiczne. Nawet jeśli w sektorze MICE to wciąż rzadkość, ustępująca zdecydowanie konieczności wypracowania zysku – zwłaszcza w tak trudnych dla branży czasach – to znaczenie tych kwestii będzie rosło. W pandemii najważniejsze było przetrwanie, teraz znów zacznie się liczyć stabilny i trwały rozwój. Dlatego firmy z branży muszą ekologię przestać traktować jak niszę, lecz wziąć poważnie pod uwagę ten trend.
[1] Słowem MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) określa się firmy organizujące spotkania, imprezy motywacyjne, konferencje i targi.
W tekście wykorzystano fragmenty dyskusji podczas wydarzenia „ERA EVENTU 2.0”, które odbyło się 14 czerwca 2022 r. w Warszawie. Zostało zorganizowane przez: Klub Agencji Eventowych SAR, Stowarzyszenie Branży Eventowej oraz Rada Przemysłu Spotkań i Wydarzeń TUgether. Partnerem głównym była Polska Organizacja Turystyczna, a partnerem wspierającym THINKTANK.
Autor: dr Bruno Surdel, analityk Centrum Stosunków Międzynarodowych
