Artykuł opublikowany 10.04.2023
Jak przekonać małe i średnie firmy, że cyfryzacja to dla nich szansa rozwoju? Czy sektor MŚP w Polsce cyfryzuje swoje procesy biznesowe we właściwym tempie? Czy jest przygotowany do uczestnictwa w Krajowym Systemie e-Faktur? Te i inne pytania postawiliśmy ekspertom zaproszonym do debaty zorganizowanej przez Obserwatorium Transformacji Cyfrowej THINKTANK we współpracy z firmą Symfonia, producentem oprogramowanie do zarządzania małymi i średnimi przedsiębiorstwami.
Gdzie jesteśmy – diagnoza MŚP
Dobra wiadomość jest taka, że w ciągu kilku ostatnich lat zainteresowanie MŚP technologiami cyfrowymi znacząco wzrosło. To opinia wielu uczestników debaty. Była też zgoda, że w dużym stopniu przyczyniły się do tego działania promocyjne państwa, wsparte środkami unijnymi. Bartłomiej Pawlak podkreślał rolę w tym procesie postępującej transformacji cyfrowej administracji publicznej, dzięki czemu firmom łatwiej jest kontaktować się z urzędami i korzystać z ich usług. PFR aktywnie uczestniczy w budowie takiego ekosystemu dla dynamicznie rosnących firm bez względu na ich wielkość oraz kilku setek startupów. Przyspieszaniu digitalizacji gospodarki służy też stworzona wraz z PKO BP Chmura Krajowa, mająca ofertę różnych usług cyfrowych dla firm.
Jednocześnie bardzo wysoki odsetek firm w Polsce jeszcze nie wie, że skuteczne wykorzystanie technologii do osiągnięcia silnej i stabilnej pozycji konkurencyjnej jest możliwe pod warunkiem uporządkowania i optymalizacji procesów wewnątrz przedsiębiorstwa.
Ustalenie, jak dokładnie wygląda poziom cyfryzacji w polskich MŚP, nie jest łatwe. GUS podając jakiekolwiek dane o sektorze przedsiębiorstw, bierze pod uwagę podmioty zatrudniające od 10 osób w górę. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) w najnowszym (2022) raporcie o stanie MŚP podaje, że w 2019 r. mieliśmy w kraju:
- 2, 022 mln wszystkich przedsiębiorstw
- do kategorii małych i średnich zalicza się aż 99,8 proc. z nich, czyli niecałe 2,019 mln firm
- tylko 3, 3 tys. podmiotów to firmy duże (zatrudniające od 250 osób)
- aż 1,918 mln to firmy mikro (1-9 zatrudnionych).
I w przypadku tych ostatnich o wiarygodne dane jest najtrudniej. Sytuacja wśród nich jest płynna, a przeprowadzenie sensownych badań statystycznych bardzo utrudnione. Nie można jednak pomijać firm mikro w dyskusji o cyfryzacji, ponieważ mają one ponad 30-procentowy udział w wytwarzaniu PKB i zatrudniają ponad 4 mln osób. Z punktu widzenia efektywności i konkurencyjności naszej gospodarki jest to więc istotne wyzwanie.
A skąd ten nacisk na cyfryzację? Ponieważ kraje bardziej zaawansowane cyfrowo osiągają lepsze wskaźniki rozwoju gospodarczego i społecznego. „Innymi słowy, są bardziej zielone, zamożniejsze, bardziej innowacyjne i konkurencyjne” – to bardzo ważny, dobrze uargumentowany liczbami wniosek z raportu Fundacji Digital Poland „Stan cyfryzacji Polski na tle regionu 2022”.
Tymczasem sporządzany co roku przez Komisję Europejską „Indeks gospodarki cyfrowej i społeczeństwa cyfrowego” (DESI) wskazuje, że w 2022 r. w sektorze polskich MŚP jedynie 40 proc. firm osiągało co najmniej podstawowy poziom wykorzystania technologii cyfrowych, podczas gdy średnia w UE to 55 proc.
Z kolei „Monitor Transformacji Cyfrowej KPMG i Microsoft” z czerwca 2022 r. wykazał, że w Polsce tylko jedna na pięć firm zatrudniających 10 i więcej osób posiada strategię cyfrowej transformacji. Ponad połowa (54%) nie zatrudnia ani jednego pracownika do wykonywania zadań stricte związanych z tym obszarem i tylko co piąta firma planuje w najbliższym czasie zwiększyć wydatki na cyfryzację.
Podejście do cyfryzacji części zwłaszcza mniejszych firm nie idzie więc w parze z celem Cyfrowej Dekady UE, zgodnie z którym do 2030 r. nie mniej niż 90 proc. MŚP powinno „co najmniej na podstawowym poziomie” używać technologii cyfrowych.
Generalnie w rankingu indeksu gospodarki cyfrowej i społeczeństwa cyfrowego (DESI) w roku 2022 Polska plasuje się na 24. miejscu wśród 27 państw członkowskich UE.
Co to znaczy „cyfryzacja MŚP”?
Kluczowym wyzwaniem dla MŚP jest wiedza i świadomość procesów, jakie muszą przejść, aby w pełni wykorzystać potencjał transformacji cyfrowej. Początkiem musi być dokonanie audytu i uporządkowanie procesów wewnątrz organizacji.
Jak to może wyglądać w praktyce? Zdaniem Tomasza Klekowskiego zwykle firmy zaczynają od cyfryzacji systemów księgowych i rozliczeń podatkowych, bo tu chodzi o kwestię odpowiedzialności za ich zobowiązania publiczno-prawne. Następnie zajmują się przyspieszaniem własnego rozwoju przez cyfryzację relacji ze swoimi klientami i dostawcami. Potem, jak już tych systemów mają więcej i przedsiębiorstwo rośnie, pojawia się potrzeba optymalizacji niektórych szerszych procesów. Dokładane są więc bardziej wyrafinowane systemy rozwiązujące coraz więcej problemów i tworzące nowe modele biznesowe.
I na tym etapie proces cyfryzacji zwykle się komplikuje, bo tych systemów w przedsiębiorstwie jest dużo, a zarządzanie nimi wymaga nowych kompetencji i odważnych decyzji. To jeden z kluczowych momentów cyfryzacji. Od postepowania w tym momencie zależy, czy organizacja wejdzie w pełną transformację cyfrową, czy pozostaje na etapie posiadania rozproszonych technologii cyfrowych ułatwiających co prawda działalność, ale nie prowadzących do przejścia na wyraźnie wyższy poziom rozwoju.
Michał Jaworski zwraca uwagę, że na ogół przedsiębiorstwa rozpoczynają cyfryzację, kiedy muszą. A zmusza je do tego konkurencja albo nowe regulacje. Zazwyczaj liczą przy tym na zwiększenia przychodu albo zmniejszenie kosztów. W różnych branżach będzie to różna kolejność. W niektórych cyfryzację wymuszają też odbiorcy, ponieważ chcą mieć z dostawami komunikację elektroniczną, a w innej oczekują tego klienci. W efekcie tej presji firmy wprowadzają bardziej kompleksowe rozwiązania typu ERP albo kupują systemy tylko do zarządzania transportem, logistyką i tak dalej. Zawsze jednak podejmują inwestycje i wysiłek organizacyjny w imię zysku.
Co przeszkadza firmom?
Eksperci uczestniczący w debacie zgodzili się, że dla prowadzących biznes najważniejsza jest stałość i pewność prawa. Przedsiębiorcy nie lubią być zaskakiwani. Ta konstatacja pojawiła się po kilku wypowiedziach krytycznych wobec praktyki legislacyjnej państwa dotyczącej biznesu.
Bardzo obrazowo zilustrowała to Anna Streżyńska, b. minister cyfryzacji. Jak mówi o sobie, jest z wykształcenia prawnikiem, ale całe życie pracuje w prawie nowych technologii oraz w nowych technologiach. I właśnie te dwa obszary okazały się dla niej barierami w powadzeniu własnej firmy. Prawo jej zdaniem jest nazbyt szczegółowe i niekonsekwentne. Coraz bardziej komplikuje się zwłaszcza system podatkowy. W swojej firmie ma współpracowników, którzy rozliczają swoje podatki za pracę stawkami 8, 12, 15, 17 i 32 proc. Księgowa ma z tym coraz więcej pracy i wystawia coraz wyższe rachunki. Przestrzeganie wszystkich wymogów regulacyjnych zabiera większości prezesów 60 proc. czasu. A powinni go poświęcać na myślenie strategiczne, nawiązywanie relacji, sprzedawanie swoich produktów.
Ten ostatni wniosek potwierdza Marcin Sidelnik. Według danych opracowywanych przez PwC z Bankiem Światowym czas poświęcany średnio na rozliczenia samych podatków zajmuje przedsiębiorcy w Polsce średnio 300 godzin rocznie.
A co przeszkadza prezes Annie Streżyńskiej od strony technologii? Nawet jeżeli państwo udostępnia ciekawe rozwiązania cyfrowe dla przedsiębiorców i obywateli, to są one zamknięte dla biznesu. Dlatego pyta, czemu na przykład jej firma w usługach świadczonych klientom nie może użyć mObywatela i podpisu zaufanego do potwierdzania ich tożsamości?
Paulina Maślak-Stępnikowska również zawraca uwagę na problemy z implementacją prawa unijnego na rodzimym rynku. To czasami nie lada wyzwanie dla przedsiębiorców. Zdarzyło się przykładowo, że jedną interpretację tych samych unijnych przepisów przedstawiło URE, inną UOKIK, a zupełnie odmienną UODO. Dlatego postuluje lepiej przemyślaną i przeprowadzaną implementację przepisów UE w Polsce. Zwłaszcza że w najbliższych kilkudziesięciu miesiącach czeka nas wdrożenie wiele nowych aktów prawa unijnego. Tym bardziej byłoby dobrze, gdyby wszystkie organy państwa mające je potem egzekwować współpracowały ze sobą i aby nie dochodziło więcej do interpretacyjnych kolizji.
Jak pomoże KSeF?
Piotr Ciski zwraca uwagę, że są takie regulacje, które w pierwszym okresie po wprowadzeniu mogą być dla przedsiębiorców bardzo trudne, ale otwierają też przestrzeń dla nowych rozwiązań w firmach, w tym prowadzących do automatyzacji niektórych procesów. Taki impuls da jego zdaniem Krajowy System eFaktur.
Potwierdza to Krzysztof Rogowski, który odpowiada w Ministerstwie Finansów za ich wprowadzenie i uważa, że będzie to punkt zwrotny w cyfryzacji całej gospodarki. To innowacja o dużej skali, ponieważ obecność w KSeF będzie obligatoryjna dla wszystkich ponad 2 mln przedsiębiorców w Polsce i w dużej mierze skłoni ich do uporządkowania prowadzonego biznesu. Od 1 lipca 2024 r. obowiązek uczestnictwa w KSeF ma dotyczyć czynnych płatników VAT, a pół roku później wszystkich pozostałych.
Aby wdrożyć KSeF prawidłowo, firma powinna w pierwszej kolejności dokonać audytu i ustalić, na jakim jest etapie rozwoju, jak działa na tle swojej branży i konkurentów. Po tym warto sobie wybrać dostawcę oprogramowania, wiedząc czego dokładnie od niego oczekujemy i umieć zdefiniować punkt, do którego firma chce dojść.
A Piotr Ciski sugeruje, że po drodze warto wdrożyć fakturowanie elektroniczne, bo dzięki temu będzie można gromadzić szczegółowe dane o swojej sprzedaży. To z kolei otworzy drogę do analiz opartych na sztucznej inteligencji, mogących znacząco pomóc firmom w ich rozwoju.
Jego opinie potwierdza wielu dyskutujących. E-faktura stworzy możliwość wykorzystania AI w celu automatyzacji wielu procesów w firmach. Konsekwencją tej zmiany będzie uwolnienie zasobów wykorzystywanych dotychczas do innych działań. Marcin Sidelnik i Piotr Ciski oczekują od Ministerstwa Finansów, że jak najszybciej domknie proces legislacyjny w sprawie KSeF, a już teraz poinformuje przedsiębiorców o harmonogramie jego wprowadzania i zorganizuje w tej sprawie szeroką akcję edukacyjną.
Czego brakuje przedsiębiorcom?
Brakuje środków na inwestycje – mówią różne badania. Bo jak sektor MŚP ma sfinansować sensowną cyfryzację, gdy według wspomnianego wyżej raportu PARP 68 proc. małych i średnich firm nie szuka innego finansowania rozwoju niż własne środki? A tych ma niewiele, bo w 2020 r. średnie nakłady inwestycyjne przypadające na aktywne podmioty tego sektora wyniosły 44,1 tys. zł. Czy z takimi zasobami można przeprowadzić sensowną cyfryzację małej lub średniej firmy? To pytanie zadaje sobie i decydentom Anna Streżyńska, którą powyższe dane bardzo niepokoją.
Michał Jaworski zwraca uwagę, że koszty w tym przypadku nie muszą być głównym kłopotem malej czy średniej firmy mającej niewysokie dochody. Ważniejszy dla niej jest szacunek korzyści z wdrożenia konkretnego oprogramowania. Bez tego każde koszty będą za wysokie. Ale jeśli szacunek wypadnie korzystnie, łatwiej się zmobilizować i poszukać finansowania zewnętrznego.
Generalnie uczestniczący w debacie eksperci wskazywali na potrzebę wzmacniania całego ekosystemu sprzyjającego cyfryzacji gospodarki i sektora publicznego. Aby w pełni wykorzystać jego potencjał transformacyjny potrzebne jest systemowe, czyli spójne podejście przy uchwalaniu podatków, tworzeniu wszelkich programów wsparcia finansowego i edukacji zawodowej oraz usług publicznych skierowanych do biznesu.
Jego ważnym elementem powinna być także edukacja przedsiębiorczości i rozumienia procesów biznesowych już na etapie szkolnym. Zmiany programowe powinny nadążać nad postępem technologii. Szkoła ma także oswajać dzieci i młodzież z digitalizacją i uczyć korzystania z niej w pracy i w życiu prywatnym. Justyna Orłowska przedstawiła działania rządu w tym obszarze. We wszystkich szkołach podstawowych powstały już kosztem 1,2 mld zł Laboratoria Przyszłości, wyposażone w drukarkę 3D, mikrokontrolery, lutownice, sprzęt do audio i wideo. Rząd planuje w podobny sprzęt wyposażyć także szkoły ponadpodstawowe. A już wkrótce wchodzi do nich nowy przedmiot zastępujący podstawy przedsiębiorczości – biznes i zarządzanie. Jego ranga wzrośnie, ponieważ będzie można zdawać go na maturze.
Regulacje prawne będące konsekwencją postępu technologicznego otwierają nowe możliwości wykorzystania danych. Zmiana ta musi być jednocześnie mądra, konsekwentna i nieskomplikowana. Innymi słowy, wraz z postępem cyfryzacji należy dążyć do uproszczenia systemu podatkowego i wszelkich innych przepisów regulujących działalność gospodarczą.
Wielu małym i średnim firmom brakuje kompetencji do pełnego rozeznania w trendach gospodarczych i technologicznych. Jerzy Koniecki podpowiada, że często najbliższym sojusznikiem właścicieli i menedżerów MŚP w tym obszarze mogą być księgowi. Jedną z oczywistych konsekwencji cyfryzacji jest bowiem fakt, że zawód ten ewoluuje z obszaru prowadzenia dokumentacji księgowej w kierunku doradztwa i wspierania firm w ich rozwoju strategicznym.
Debata wykazała, że Polska powinna przyspieszyć transformację cyfrową całej gospodarki dzięki przemyślanym zachętom do inwestowania, ukierunkowanej pomocy funduszy krajowych i unijnych oraz edukacyjnym wsparciu przedsiębiorstw zwłaszcza z sektora MŚP. Są to zadania dla rządu, ale nie da się ich zrealizować bez aktywnego podejścia samych przedsiębiorców.
W debacie uczestniczyli
- Jacek Bukowicki, ekspert Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
- Piotr Ciski, Prezes Zarządu Symfonia
- Michał Jaworski, Dyrektor ds. polityki korporacyjnej Microsoft Polska
- Tomasz Klekowski, ekspert ds. transformacji cyfrowej przedsiębiorstw, b. wieloletni dyrektor w regionie Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki firmy Intel
- Jerzy Koniecki, Prezes Stowarzyszenia Księgowych w Polsce
- Paulina Maślak-Stępnikowska, Counsel w Kancelarii WKB
- Justyna Orłowska, Pełnomocnik Prezesa Rady Ministrów ds. GovTech, Centrum GovTech KPRM
- Bartłomiej Pawlak, Wiceprezes Zarządu Polskiego Funduszu Rozwoju
- Krzysztof Rogowski, Kierownik Projektu Krajowy System e-Faktur, Ministerstwo Finansów RP
- Marcin Sidelnik, Partner PwC
- Anna Streżyńska, ekspertka MC2 Innovations, b. Prezes UKE, b. Minister Cyfryzacji RP
- Katarzyna Szymielewicz, Prezeska Fundacja Panoptykon
- Zbigniew Gajewski, Partner w ośrodku THINKTANK (moderator)
Oprac. Zbigniew Gajewski, partner THINKTANK
